Няма никакво съмнение в факта, че Email е революция в начина, по който общуваме помежду си. И въпреки че хората все повече предпочитат неща като социални мрежи и приложения за незабавни съобщения, за да разговарят с приятели в наши дни, истината е, че когато става въпрос за правилна комуникация, Email все още е предпочитаният носител.
От университети до глобални корпорации и от студенти до изпълнителни директори, електронната поща се използва почти навсякъде и от всички. Въпреки това, почти всички от нас имат няколко имейл адреса, с един или повече от многото доставчици на електронна поща. Но истинският въпрос е дали потвърждаваме протокола (ите) за правилното използване на електронната поща?
Ако не сте сигурни за отговора, тази статия, подчертавайки основните етикети за електронна поща, която всеки трябва да следва, е за вас. Така че без повече шум, ето ги.
Основни етикети за електронна поща
1. Използвайте професионален имейл адрес
Вашият имейл адрес често се счита за показателен за вашата личност. Поради тази причина е важно да имате имейл адрес за професионалист, обикновено с вашето име и фамилия, съставляващи част от него . Това е още по-важно, ако възнамерявате да използвате имейл адреса за професионална комуникация (напр. Изпращане на автобиографии на работодатели, предоставяне на работни проби на клиенти).
Ако потребителското име по ваш избор не е налично, можете да добавите номер по ваш избор (напр. Дата на раждане), за да го получите . Да се цитират няколко примера, [защитени с имейл] или [защитени с имейл] могат да се считат за добър избор. От друга страна, използвайте нещо като [email protected] или [email protected] и може да сте сигурни, че вашите имейли дори няма да бъдат отваряни от получателите.
Съвет: Използвайте възможно най-много отделен имейл адрес за всички ваши професионални нужди. И ако нямате нищо против да обстрелвате няколко долара, най-добре е да отидете на хостван имейл с вашия собствен домейн.
2. Винаги включвайте тема и я дръжте ясна и кратка
Сюжетната линия е един от най -важните компоненти на електронната поща, тъй като тя незабавно предоставя на получателя представа за информацията, която е включена в имейла . Ето защо всички ваши имейли трябва да имат тема, дори ако съдържанието не е толкова важно. Оставянето на празно поле на тема се възприема като небрежност от страна на подателя.
Още по-важно е, че заглавната тема трябва да бъде кратка и точна, така че получателят може да разбере съдържанието на електронната поща възможно най-бързо. Няколко примера са приложени в Доклада за проекта , Проучване за постигнатите резултати - поискани са ранни отговори и подобни неща.
3. Използвайте стандартни шрифтове и минимално форматиране
Без значение колко харесвате тези фантазии шрифтове, които имате на вашия компютър, те са абсолютно не-не, когато става въпрос за композиране на имейли. Това е така, защото ако използвате нестандартни шрифтове и не е инсталиран на компютъра на получателя, текстът на електронната поща няма да изглежда по предназначение . Това е причината повечето имейл услуги да имат само няколко стандартни, серифни и безсерифни шрифтове (напр. Times New Roman, Arial), достъпни за съставяне на електронна поща. И трябва да се придържате към тях.
Също така запазете форматирането в имейла си възможно най-малко. Освен ако не се налага да наблягате на определен раздел, ред и т.н. в съдържанието на имейла, въздържайте се от използването на акценти и цветове за текста . Всъщност цветът на имейла трябва да е само черен, тъй като е най-четлив.
4. Избягвайте грешки, грешна употреба на граматиката и пунктуационни грешки
Макар че не всички навсякъде има граматика нацист, и не е престъпление да имаш непреднамерена печатна грешка или две в твоите имейли, неправилно използване на език, структура на изречение и т.н., обикновено дава на получателя (ите) отрицателно впечатление. Затова е изключително важно да проверите тройната тема на темата, тялото и всички други текстови елементи за всяка непреднамерена граматика и пунктуационни грешки (и да ги коригирате, ако ги намерите), преди да натиснете бутона „Изпрати“.
Нещо повече, никога не трябва да използвате няколко препинателни знака (напр. !!!) в имейлите си. Същото важи и за жаргонни думи (напр. LMAO), популярни контракции (напр. Gotcha!) И емотикони. Всички тези неща изглеждат много незрели и непрофесионални и най-добре са оставени само за социални мрежи и незабавни чатове.
Съвет: Винаги се грижете за това как да капитализирате думите, изреченията и т.н. в имейлите си. Имейл (или нещо друго, по този въпрос) никога не бива да бъде съставен във ВСИЧКИ КАРТИ, тъй като се счита за интернет еквивалент на викане.
5. Дайте прикачени описателни имена
По-често, отколкото трябва, трябва да изпращаме / получаваме няколко файла като прикачени файлове с нашите имейли. Макар че това е доста необходимо, нищо не може да е по-лошо от получаването на имейл, който се зарежда с множество произволно наречени файлове (напр. 022325kjsdgbs.pdf, oldverfileplcheck.doc), които нямат никакъв смисъл. Така че, когато изпращате прикачени файлове с имейл, преименувайте ги с някои описателни имена на файлове, така че получателят веднага да знае съдържанието им, без да е необходимо да ги отваряте. Например, ако изпращате автобиографията си на потенциален работодател, дайте му име като CurrentResume_JohnDoe . Лесно и лесно.
Също така, ако възнамерявате да изпратите голям брой (напр. 20) прикачени файлове с имейл, по-добре е първо да ги комбинирате в zipped архив . За още по-голяма яснота можете да посочите отделно подробности като броя на прикачените файлове, общия размер на архива и т.н. в основния текст на имейла.
6. Винаги включвайте подпис
Подписът е необходим за правилното затваряне или прекратяване на основния текст на имейла . Но по-важното е, че също така придава „автентичност“ на електронната поща и нейното съдържание . Така че всичките ви имейли трябва да имат подписа си в тях. Просто създайте и запазете подпис в настройките на имейла и той ще бъде автоматично добавен в края на всеки изпратен от вас имейл.
Говорейки за „какво” трябва да бъде включено в подписа, това е нещо, което трябва да решите, тъй като варира от един човек на друг. Като се има предвид това, като общо правило, можете да включите информация за контакт (напр. Официален номер, допълнителна електронна поща), както и връзки към вашите социални профили . Накратко, подписът трябва да служи като цифрова карта за контакт. Но не го претоварвайте с твърде много ненужна информация.
7. Потвърдете получаването на имейли
Съвременната електронна поща напредна толкова много, че след като натиснете бутона „Изпрати“, можете да бъдете 200% сигурни, че ще достигне входящата кутия на получателя, секунда или две по-късно. Въпреки това, както при всяка технология, електронната поща може (и понякога го прави) да страда и от престой . Така че, след като получите имейл (особено ако е важен), потвърдете получаването му, като отговорите на подателя с малко съобщение.
Въпреки че не е възможно да се признае всеки имейл, който получавате, трябва да опитате да го направите. По-важното е, че трябва потвърдете имейл, който е погрешно изпратен до вас, тъй като изпращачът може да чака отговор от другата страна. Това ще накара изпращача да узнае за грешката и също така ще спаси действителния проблем на получателя.
8. Използвайте правилните поздрави
Когато говорите с хора лице в лице или дори по телефона, ние винаги започваме с тях. Същото правило важи и за имейлите, така че вашите имейли трябва винаги да имат правилни поздрави за получателя (ите). В зависимост от това кой изпращате имейл, поздравът може да бъде официален (напр. Уважаеми г-н Джонсън, професор Келер) или неформално (Здравей, Адам, Здравей, Дженна) . По същия начин, краят (напр. Поздрави, Искрено) трябва да има същия основен тон като началото на поздрава, както и цялостното послание.
Заслужава да се отбележи, че трябва да се въздържате от използването на изключително неформални и ежедневни поздрави (напр. Какво става?) В имейли . От само себе си се разбира, че се смята за доста непрофесионално.
9. Не използвайте Отговор на всеки път
Има моменти, когато получавате имейл, който също се изпраща до няколко други получатели (например важна бележка в компания). Но когато отговаряте на такива съобщения, бързо използвате опцията „Отговори на всички“ . Това не само изпраща отговора на първоначалния подател, но и на всички останали, които са получили имейла, независимо дали отговорът е предназначен за тях или не . Това е идеален начин да се запълнят пощенските кутии на получателите.
По тази причина внимавайте, когато отговаряте на имейли с множество получатели, и използвайте опцията „Отговор“ . Само когато сте 100% сигурни, че отговорът ви е предназначен за всички в списъка с получатели, трябва да използвате опцията „Отговори на всички“.
10. Използвайте правилно полетата Cc и Bcc
Заедно с полето „До“ полетата „ Cc “ и „ Bcc “ са нещо, за което всеки, който някога е имал имейл, знае. Но дори и след това повечето хора ги използват неправилно. Ето нищо за това какви са те и кога трябва да се използват :
- Cc: Стойности за Carbon копие. Ако има някои получатели, на които искате да изпратите имейл, но не искате те да знаят, че този имейл е предназначен за тях, въведете имейл адресите си в това поле. Всеки получател може да вижда имейл адресите на другите в полето Копия.
- Ск: Съкратено за Blind Carbon Copy. Ако има няколко получатели, които искате да изпратите по електронната поща, но искате те да виждат себе си като единствени получатели на имейла, въведете имейл адресите си в това поле. Всеки получател в полето Ск може да вижда само собствения си имейл адрес, а не на другите. Тази опция е по-подходяща за поверителност.
11. Отговорете на имейли своевременно
Като се има предвид колко имейли, които получаваме ежедневно, е почти невъзможно да се отговори на всички тях веднага. Въпреки това, дори ако имейлът ви е малко нисък за вашия приоритет, трябва да се опитате да отговорите на него своевременно . Обикновено това трябва да стане в рамките на 24-48 часа от получаването на имейл. И ако няма да можете да отговорите на имейли за известно време (напр. Поради прекъсване), използвайте функцията за автоматичен отговор или ваканционен отговор, че повечето от имейл услугите имат.
12. Правилно форматирайте имейлите преди изпращане
Веднага след като бутонът „Напред“ бъде натиснат върху имейл, цялото съобщение (включително всички изображения, които не са подредени и т.н.) може да се отклони отдясно и да се вмъкне в празен имейл, така че да можете да влезете имейл адресите на получателите и да ги изпратите. Това не само забавя форматирането на оригиналния имейл, но и въвежда много бели и допълнителни символи (>) в препратената електронна поща, което от своя страна прави електронната поща почти непрочетена.
За да го подредите, трябва правилно да форматирате изпратения имейл, когато е вграден в празен имейл . Това включва премахване на допълнителното бяло пространство, както и премахване на допълнителни знаци, празни редове и подобни неща.
Използвайте Email по начина, по който е предназначен за използване
Тъй като това е основното средство за комуникация в днешния свят, свързан с интернет, е изключително важно електронната поща да се използва в съответствие с правилните правила, която включва всичко от начина, по който поздравява получателите, стила на шрифта, който избирате. А етикетите, описани по-горе, ви помагат да направите точно това, като по този начин се постига цялостно по-добро и продуктивно електронно изживяване. Така че ги изпробвайте и ни кажете любимите си в коментарите по-долу.
